Que les équipes établissent le plan annuel ou l’ajustent en cours d’année, l’un des principaux défis consiste à garder la planification alignée sur l’évolution des conditions d’affaires.
La demande, les coûts, la capacité et les stocks peuvent tous évoluer après que les décisions de planification ont été prises. Si ces changements deviennent visibles trop tard, les équipes peuvent avoir moins d’options pour ajuster les ressources, les priorités ou les dépenses.
Une question utile à se poser est la suivante : votre processus de planification vous permet-il de voir ce qui change assez tôt pour pouvoir réagir?
Les six questions suivantes peuvent vous aider à déterminer si votre approche actuelle donne aux équipes suffisamment de temps pour s’ajuster.
1. Les équipes planifient-elles à partir des mêmes hypothèses d’affaires?
Où cela se manifeste
Lors de la planification annuelle, les objectifs de revenus et les budgets peuvent être clairs, mais les différentes équipes peuvent tout de même travailler à partir d’attentes différentes. Les ventes peuvent se préparer à une forte croissance, la chaîne d’approvisionnement peut miser sur des délais stables, tandis que les finances peuvent se concentrer sur un meilleur contrôle des coûts. Ce que cela indique
L’objectif global peut être partagé, mais chaque équipe peut avoir une vision différente de ce qui doit se produire pour l’atteindre. Lorsque ces attentes ne sont pas alignées, les équipes peuvent passer davantage de temps à réconcilier les chiffres et à expliquer les écarts qu’à décider comment atteindre l’objectif. 2. Avons-nous la capacité et les ressources nécessaires pour soutenir le plan?
Ce que cela indique
Un plan peut sembler réalisable sur papier, mais devenir beaucoup plus difficile à exécuter lorsque la capacité, les délais ou les limites de ressources n’ont pas été intégrés suffisamment tôt. Si ces enjeux ne deviennent visibles qu’au moment de l’exécution, les équipes ont moins de marge de manœuvre pour ajuster les ressources, les priorités ou les échéanciers. 3. Les résultats réels sont-ils réintégrés assez rapidement dans les prévisions et les perspectives?
Où cela se manifeste
Lors de la revue mensuelle des affaires, l’équipe peut très bien comprendre pourquoi les résultats réels diffèrent des prévisions. Mais après la rencontre, les prochaines prévisions ou perspectives peuvent demeurer pratiquement inchangées.
Ce que cela indique
Analyser les résultats réels n’est utile que si les apprentissages influencent ce qui vient ensuite. Si la performance réelle évolue, mais que les prévisions ne sont pas mises à jour à temps, les équipes risquent de continuer à planifier à partir d’attentes qui ne reflètent plus la réalité de l’entreprise. 4. Lorsque les résultats réels diffèrent des prévisions, les équipes peuvent-elles rapidement comprendre pourquoi?
Où cela se manifeste
Lorsque les résultats réels diffèrent des prévisions, les équipes peuvent passer beaucoup de temps à rassembler des données provenant de différents services afin de déterminer si l’écart vient de la demande, des coûts, des conditions de la chaîne d’approvisionnement ou d’autres facteurs. Ce que cela indique
Si la cause de l’écart est difficile à identifier, les équipes peuvent passer trop de temps à essayer de comprendre les chiffres avant de décider ce qui doit changer ensuite. 5. À quelle vitesse les équipes peuvent-elles ajuster le plan lorsque les conditions externes changent?
Où cela se manifeste
Lorsque les conditions du marché ou des coûts importants évoluent, les équipes peuvent devoir comparer différentes options. Mais avant de pouvoir ajuster le plan, elles doivent souvent rassembler des données provenant de plusieurs équipes et systèmes afin de comprendre l’impact global. Ce que cela indique
Si chaque mise à jour exige de rassembler manuellement les données et de faire plusieurs allers-retours entre les équipes, l’ajustement du plan peut prendre trop de temps. Au moment où les équipes obtiennent une nouvelle vue de la situation, les conditions auxquelles elles tentent de répondre peuvent déjà avoir changé de nouveau.
6. Les équipes ont-elles déjà réfléchi à la façon dont elles réagiraient à différents scénarios de marché?
Où cela se manifeste
De nombreux processus de planification sont construits autour d’un seul scénario attendu. Lorsque les conditions du marché changent de façon importante, les équipes doivent alors élaborer des réponses alternatives à partir de zéro.
Ce que cela indique
Les prévisions sont plus utiles lorsqu’elles permettent aux équipes de comparer différents scénarios avant que les décisions doivent être prises. Comprendre les risques potentiels, les possibilités et les compromis associés à chaque option donne aux équipes plus de marge pour décider comment réagir avant que les ressources soient engagées.
Toutes ces questions reviennent à la même chose : à quelle vitesse votre processus de planification peut-il transformer un changement dans l’entreprise en une décision sur la prochaine action à prendre?
Lorsque les changements sont intégrés plus rapidement aux prévisions et que les équipes peuvent comparer leurs options avant que les décisions soient prises, la planification sert moins à expliquer ce qui s’est passé et davantage à décider quoi faire ensuite.
Pour regarder de plus près le fonctionnement de votre processus de planification actuel, réservez une conversation de 30 minutes avec notre équipe afin de discuter des défis qui se présentent et des éléments qui pourraient mériter d’être renforcés.
